HAY SYSTEM UNTUK EVALUASI DAN GRADING JABATAN
Keadilan internal (internal equity) dalam sistem penggajian adalah fondasi bagi moral dan motivasi karyawan. Untuk memastikan bahwa kompensasi yang diberikan sebanding dengan kompleksitas, tanggung jawab, dan dampak dari suatu peran, organisasi memerlukan metode yang objektif dan terstruktur. Salah satu metodologi paling diakui dan digunakan secara global untuk menilai nilai relatif suatu pekerjaan adalah Hay System (sekarang sering disebut sebagai Korn Ferry Hay Guide Chart-Profile Method).
Bagi kita yang terlibat dalam Human Resources (HR), Kompensasi dan Manfaat (Comp & Ben), atau manajemen strategis, memahami bahwa Hay System bukan sekadar cara menentukan gaji; ia adalah alat analisis strategis yang memetakan kontribusi setiap peran terhadap tujuan organisasi. Metode ini menyediakan bahasa yang sama untuk mendefinisikan pekerjaan di berbagai fungsi dan negara. Dengan mengukur tiga faktor utama yang saling terkait, Hay System membantu menciptakan struktur job grading yang logis, konsisten, dan dapat dipertahankan. Mari kita telaah tiga faktor kunci yang menjadi dasar pengukuran dan evaluasi jabatan menggunakan Hay System.
Tiga Faktor Kunci Pengukuran Nilai Jabatan dalam Hay System
Hay System adalah metodologi berbasis faktor yang membandingkan pekerjaan satu sama lain dengan mengukur tiga dimensi kontribusi kerja yang spesifik. Setiap dimensi ini dipecah lagi menjadi beberapa sub-faktor, yang kemudian diberi nilai numerik (poin) untuk menentukan nilai total dari suatu pekerjaan. Tiga faktor kunci ini adalah penentu Job Grade (tingkat jabatan):
- Pengetahuan yang Dibutuhkan (Know-How): Faktor ini mengukur total pengetahuan, keterampilan, dan pengalaman yang dibutuhkan seseorang untuk melakukan pekerjaan secara efektif. Ini tidak mengukur apa yang dimiliki oleh pemegang jabatan saat ini, melainkan apa yang dipersyaratkan oleh peran itu sendiri. Dimensi ini meliputi:
- Kedalaman dan Luasnya Pengetahuan: Mengukur tingkat pengetahuan fungsional, profesional, teknis, atau manajerial yang diperlukan (misalnya, pengetahuan khusus, pengetahuan multidisiplin).
- Keterampilan Manajerial: Mengukur kebutuhan akan perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian orang lain (skill kepemimpinan).
- Keterampilan Hubungan Manusia: Mengukur tingkat keterampilan interpersonal dan komunikasi yang diperlukan untuk berinteraksi secara efektif dengan berbagai pihak (misalnya, negosiasi, konsensus, layanan pelanggan).
- Penyelesaian Masalah (Problem Solving): Faktor ini mengukur kesulitan, kompleksitas, dan kedalaman proses berpikir yang dibutuhkan peran tersebut untuk menyelesaikan masalah yang muncul. Faktor ini selalu diukur sebagai persentase dari faktor Know-How yang digunakan. Dimensi ini meliputi:
- Lingkungan Berpikir: Mengukur di mana masalah tersebut muncul. Apakah masalah sudah terdefinisi dengan jelas (standardized), atau apakah masalah tersebut baru, ambigu, dan tidak memiliki preseden (unprecedented)?
- Tantangan Berpikir: Mengukur tingkat analisis, interpretasi, dan daya kreasi (original thought) yang diperlukan untuk menemukan solusi. Pekerjaan dengan tingkat Problem Solving yang tinggi (misalnya, R&D atau konsultan strategis) memerlukan pemikiran yang lebih kreatif di luar pedoman yang ada, sementara pekerjaan operasional cenderung menggunakan panduan yang sudah ditetapkan.
- Keterkaitan dengan Know-How: Tingkat Problem Solving yang tinggi menunjukkan bahwa pekerjaan tersebut memerlukan penggunaan pengetahuan yang dimiliki secara inovatif. Seseorang hanya dapat memecahkan masalah sebatas pengetahuan yang mereka miliki.
- Akuntabilitas (Accountability): Faktor ini mengukur tanggung jawab pekerjaan atas hasil dan dampak yang diakibatkan oleh pekerjaannya terhadap organisasi, termasuk tingkat kebebasan bertindak dan besarnya dampak finansial yang dikelola. Dimensi ini meliputi:
- Kebebasan Bertindak (Freedom to Act): Mengukur sejauh mana pekerjaan dikendalikan oleh instruksi, prosedur, atau kebijakan. Tingkat akuntabilitas yang tinggi (senior management) biasanya memiliki kebebasan bertindak yang lebih besar di bawah panduan kebijakan yang luas.
- Dampak (Magnitude): Mengukur besarnya dampak yang dihasilkan oleh pekerjaan tersebut, biasanya diukur dalam konteks finansial atau ukuran organisasi (misalnya, total omset, anggaran yang dikelola, atau jumlah karyawan yang diawasi).
- Sifat Dampak: Mengukur bagaimana pekerjaan memengaruhi hasil akhir (misalnya, Dampak Primer/Kontrol Langsung versus Dampak Sekunder/Kontrol Tidak Langsung). Pekerjaan yang memiliki dampak langsung yang besar terhadap profitabilitas akan memiliki poin Accountability yang tinggi.
Dari Poin ke Job Grading dan Kompensasi
Setelah pekerjaan dievaluasi berdasarkan tiga faktor tersebut dan mendapatkan total poin, poin-poin ini dikelompokkan ke dalam Job Grades atau level jabatan (misalnya, Grade 10 hingga Grade 25). Sistem grading ini kemudian menjadi dasar untuk:
- Penyusunan Struktur Gaji: Setiap Job Grade dikaitkan dengan rentang gaji tertentu, memastikan bahwa gaji yang dibayarkan adil secara internal.
- Perencanaan Karier: Job Grades memetakan jalur karier dan memandu karyawan mengenai keterampilan (Know-How) dan tanggung jawab (Accountability) apa yang harus mereka kembangkan untuk maju ke Grade berikutnya.
Kembangkan Kompetensi Evaluasi Jabatan Anda
Menguasai teknik penerapan dan perhitungan poin Hay System, memahami cara efektif menyusun deskripsi jabatan yang mendukung evaluasi yang objektif, serta mengembangkan skill mengaitkan hasil Job Grading dengan struktur kompensasi yang kompetitif membutuhkan program pengembangan yang terstruktur dan aplikatif. Jika Anda ingin mendalami cara meningkatkan strategi internal equity dan transparansi penggajian, menguasai skill memimpin sesi evaluasi jabatan yang inklusif, atau membangun fondasi mindset yang mendukung kinerja optimal di lingkungan HR Comp & Ben yang strategis, Anda memerlukan program pengembangan yang terstruktur.
Banyak profesional yang menyediakan panduan mendalam untuk mengoptimalkan diri dan meningkatkan nilai tambah teknis. Untuk informasi lebih lanjut mengenai program pengembangan di bidang Evaluasi dan Grading Jabatan dengan fokus pada Hay System yang relevan dengan kebutuhan industri saat ini, silakan hubungi 085166437761 (SAKA) atau 082133272164 (ISTI).